L’art de creer une liste de taches efficace pour optimiser son temps
Créer une liste de tâches est un moyen bien connu pour se faciliter la vie, en particulier lorsqu’on a beaucoup de choses à faire et que l’on cherche à gagner du temps. Mais comment réaliser une liste de tâches qui soit réellement efficace ? Découvrez ici quelques conseils pratiques.
Rendre vos listes de tâches plus instantanées
Pour qu’une liste de tâches soit efficace, il faut qu’elle puisse être utilisée rapidement. L’instantanéité est donc primordiale dans la conception de votre liste de tâches. Pour cela, privilégiez des supports et des outils facilement accessibles tout au long de la journée : utilisez par exemple une application sur votre téléphone ou un document numérique, voire un simple post-it collé sur le bord de l’écran d’ordinateur.
Prenez également l’habitude de noter vos tâches dès qu’elles vous viennent à l’esprit, afin de ne pas les oublier et de pouvoir les intégrer rapidement dans votre liste.
Organisez vos tâches par catégories
La catégorisation des tâches est une étape clé pour une liste de tâches efficace. En effet, regrouper vos tâches selon différents thèmes (travail, famille, loisirs, etc.) permet de mieux visualiser l’ensemble des missions à accomplir et de vous y retrouver plus simplement.
Utilisez des codes couleurs
Pensez à utiliser des codes couleurs pour distinguer rapidement les différentes catégories de tâches. Par exemple, vous pouvez associer une couleur spécifique à chaque catégorie (bleu pour le travail, vert pour les loisirs, rouge pour les urgences, etc.). Ainsi, il sera plus aisé de repérer en un coup d’œil les tâches relevant d’un même thème ou ayant une certaine priorité.
Définissez des priorités
Toutes les tâches ne sont pas forcément urgentes, et certaines ont beaucoup moins d’importance que d’autres. Il est donc essentiel de prioriser vos missions dans votre liste de tâches, afin de savoir où concentrer vos efforts en premier lieu.
Notez l’urgence et l’importance des tâches
Il peut être utile de classer vos tâches selon deux critères : leur urgence (date limite, par exemple) et leur importance (leur impact sur votre vie ou votre travail). Il est possible d’utiliser une échelle numérique (de 1 à 5, par exemple) ou simplement apposer des labels (urgent, important, peu important…).
Ainsi, vous saurez quelles sont les tâches auxquelles vous devez accorder le plus d’attention et celles que vous pouvez réaliser lorsque vous avez un peu plus de temps devant vous.
Visez la clarté dans votre formulation
La rédaction même des tâches présentes sur votre liste doit favoriser leur compréhension et leur réalisation. Ainsi, il est préférable d’utiliser des formulations simples, claires et précises en évitant les termes trop vagues ou incomplets.
Employez des verbes d’action
Privilégiez des verbes d’action pour décrire chaque tâche, comme si vous donniez un ordre à vous-même : « rédiger un rapport », « passer le balai », « appeler le plombier »…
Cela donne plus de concret et d’énergie pour accomplir votre mission, plutôt que des formulations ambiguës telles que « faire quelque chose pour le projet X » ou « penser au ménage ».
Hiérarchisez vos tâches
La hiérarchisation permet d’organiser encore mieux vos tâches sur la liste selon leur priorité et leur niveau d’importance. C’est une étape complémentaire à la priorisation évoquée précédemment qui aide à visualiser l’ordre dans lequel effectuer les missions.
Triez par ordre chronologique
L’une des méthodes consiste à organiser vos tâches par ordre chronologique, selon les échéances et les horaires. Ainsi, vous pourrez voir tout de suite quelle est la tâche suivante à faire et celle qui peut attendre un peu plus longtemps.
Avec ces techniques et astuces, votre liste de tâches deviendra un véritable outil d’organisation incontournable dans votre quotidien. N’hésitez pas à l’adapter régulièrement selon vos besoins et à la faire évoluer en fonction des différentes périodes de votre vie. Vous verrez que, rapidement, vous gagnerez en efficacité dans l’organisation et la gestion de votre vie personnelle et professionnelle.